Organisasi & Lingkungan

 Organisasi & Lingkungan

Organisasi : Sekelompok orang yang bekerja sama dalam struktur dan koordinasi tertentu dalam mencapai serangkaian tujuan tertentu.
Sedangkan menurut (Ernie dan Kurniawan, 2005) organisasi merupakan sekumpulan orang atau kelompok yang memiliki tujuan tertentu dan berupaya untuk mewujudkan tujuannya tersebut melalui kerjasama.

Organisasi dibagi menjadi 2 jenis yaitu :

·         Organisasi Profit : Suatu organisasi yang mempunyai tujuan untuk mendapatkan profit/laba. Biasanya merupakan perusahaan besar seperti perusahaan manufaktur, bank umum, perusahaan asuransi, perusahaan ritel dan lain-lain.

·         Organisasi Non Profit : Organisasi yang mempunyai tujuan tidak untuk mendapatkan profit/laba. Seperti pemerintah pusat, pemerintah daerah, pemerintah kota, lembaga pendidikan negeri dan yayasan sosial.

Faktor-faktor yang mempengaruhi dalam pencapaian tujuan :

1.      Penggunaan sumber daya organisasi, baik sumber daya manusia, sumber daya alam,    sumber daya keuangan, serta informasi.

2.       Adanya proses yang bertahap dari mulai perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengimplementasian hingga pengendalian dan pengawasan.

3.       Adanya seni dalam menyelesaikan pekerjaan.

Lingkungan perusahaan :  Sebagai keseluruhan faktor luar (ekstern) dan faktor dalam (intern) organisasi yang mempunyai kekuatan langsung dan tidak langsung mempengaruhi kegiatan serta kelangsungan hidup organisasi perusahaan.
Lingkungan secara luas mempunyai arti menurut Basu Swasta dan Sukotjo W. (1991) mencakup semua faktor ekstern yang mempengaruhi individu, perusahaan, dan masyarakat.

Lingkungan Organisasi ada 2 jenis yaitu :

1.      Lingkungan eksternal merupakan elemen-elemen di luar organisasi yang relevan tehadap kegiatan organisasi.

2.      Lingkungan internal berada dalam organisasi, misal: karyawan, direksi, pemegang saham.

Lingkungan juga bisa dibedakan yaitu :

Ø  Lingkungan langsung akan mempengaruhi nasib organisasi secara langsung. Karena itu lingkungan tersebut juga sebagai stakeholder (pihak yang menentukan nasib organisasi). Ada dua jenis lingkungan langsung yaitu eksternal dan internal.

·         Yang termasuk dalam lingkungan langsung eksternal : Konsumen , Pemasok , Pesaing , Pemerintah , Lembaga Keuangan , Kelompok – Kelompok Lain.

·         Yang termasuk dalam lingkungan langsung internal : Pekerja , Dewan Komisaris , Pemegang Saham , Jaringan Stakeholder .

Elemen Lingkungan Umum (Lingkungan Tidak Langsung)

Lingkungan umum mempengaruhi organisasi melalui dua cara:

1.       Mendorong pembentukan stakeholder

2.      Menciptakan lingkungan dimana organisasi harus mengantisipasi perubahan lingkungan tersebut.

Elemen – Elemen Lingkungan Umum :

1.      Sosial : Demografi , Gaya Hidup , Nilai Sosial

2.      Variabel Ekonomi

3.      Politik

4.      Teknologi

5.      Dimensi Ineternasional

Model Hubungan Organisasi – Lingkungan

1.      Pengaruh Lingkungan Terhadap Organisasi
James D. Thomson mengajukan model bagaimana pengaruh lingkungan terhadap organisai. Model tersebut meliputi dua dimensi yaitu: (1) tingkat perubahan, dan (2) tingkat homogenitas . Tingkat perubahan melihat sejauh mana stabilitas suatu lingkungan. Lingkungan yang cepat berubah berarti mempunyai tingkat perubahan yang tinggi. Tingkat homogenitas melihat sejauh mana kompleksitas lingkungan.

2.      Lima Kekuatan Kompetisi
Cara lain melihat lingkungan adalah dengan menggunakan kerangka lima kekuatan kompetisi yang dikembangkan oleh Michael Porter, perusahaan dalam mencari keuntungan berebut dengan lima kekuatan yang sama-sama ingin mencari keuntungan juga. Kelima kekuatan tersebut adalah :
a. ancaman pendatang baru atau halangan untuk masuk
b. produk substitusi
c. pemasok
d. pembeli
e. Pesaing

3.      Strategi Menghadapi Lingkungan

·         Mempengaruhi Lingkungan Langsung
Manajer dapat mencoba mempengaruhi lingkungan langsung melalui beberapa cara : melakukan lobby, iklan, negosiasi atau perundingan. Manajer juga dapat membentuk aliansi strategis dengan pihak-pihak di lingkungannya. Cotoh: merger atau penggabungan usaha.

·         Dengan monitoring aktif manajer diharapkan akan memperoleh pringatan awal apabila da perubahan lingkungan yang tidak langsung yang akan berakibat signifikan terhdap organisasi

·         Menyesuaikan Diri terhadap Lingkungan
Jika kekuatan lingkungan tidak dapat dirubah, manajer terpaksa menyesuaikan diri terhadap lingkungan. Proses penyesuaian dapat dilakukan secara formal dalam manajemen atau perencanaan strategi. Dalam perencanaan tersebut, manajer menetapkan tujuan, mengevaluasi lingkungan, dan kemudian menentukan strategi yang tepat. Penyesuaian lain dapat dilakukan dengan merubah organisasi, struktur dan desainnya.

·         Tanggung Jawab Sosial Manager
Perubahan konper manajerial dipengaruhi oleh factor intern dan esktern. Seorang manajer mempunyai tanggung jawab social atas keputusan-keputusan yang diambil, mengapa dikatakan demikian karena mempengaruhi dalam pencapaian tujuan organisasi baik dalam jangka pendek maupun dalam jangka panjang, disamping itu juga menyangkut hajat hidup orang banyak yang kesemuanya menggantungkan dirinya kepada organisasi tersebut (ini kalau terlihat dituntut untuk dapat mengimplementasikan etika berusaha (the ethics of manager).

Pengertian :

Wewenang : Wewenang merupakan syaraf yang berfungsi sebagai penggerak daripada kegiatan-kegiatan. wewenang yang ada pada diri seseorang yang bersifat formal harus didukung pula dengan wewenang yang bersifat informal, untuk mendapatkan kerjasama yang baik dengan bawahan. Wewenang dapat diartikan sebagai hak untuk melakukan sesuatu atau memerintah orang lain untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu agar tercapai tujuan tertentu. Wewenang merupakan hasil delegasi atau pelimpahan wewenang dari atasan ke bawahan dalam suatu organisasi. Dua pandangan yang saling berlawanan tentang sumber wewenang, yaitu:

1.      Teori formal (pandangan klasik)
Wewenang merupakan anugrah, ada karena seseorang diberi atau dilimpahi hal tersebut. Beranggapan bahwa wewenang berasal dari tingkat masyarakat yang tinggi. Jadi pandangan ini menelusuri sumber tertinggi dari wewenang ke atas sampai sumber terakhir, dimana untuk organisasi perusahaan adalah pemilik atau pemegang saham.

2.       Teori penerimaan (acceptance theory of authority)
Wewenang timbul hanya jika dapat diterima oleh kelompok atau individu kepada siapa wewenang tersebut dijalankan. Pandangan ini menyatakan kunci dasar wewenang oleh yang dipengaruhi (influencee) bukan yang mempengaruhi (influencer). Jadi, wewenang tergantung pada penerima (receiver), yang memutuskan untuk menerima atau menolak.
Kekuasaan sering dicampur adukkan dengan wewenang, padahal keduanya berbeda.

Agar wewenang yang dimiliki oleh seseorang dapat ditaati oleh bawahan maka diperlukan adanya :

1.       Kekuasaan (power), yaitu kemampuan untuk melakukan hak tersebut dengan cara mempengaruhi individu, kelompok, keputusan. Menurut jenisnya kekuasaan dibagi menjadi dua yaitu :

·          Kekuasaan posisi (position power) yang didapat dari wewenang formal, besarnya ini tergantung pada besarnya pendelegasian orang yang menduduki posisi tersebut.

·         Kekuasaan pribadi (personal power) berasal dari para pengikut dan didasarkan pada seberapa besar para pengikut mengagumi, respek dan merasa terikat pada pimpinan.

Menurut sumbernya wewenang dibagi menjadi :

·         Kekuasaan balas jasa (reward power) berupa uang, suaka, perkembangan karier dan sebagainya yang diberikan untuk melaksanakan perintah atau persyaratan lainnya

·          Kekuasaan paksaan (Coercive power) berasal dari apa yang dirasakan oleh seseorang bahwa hukuman (dipecat, ditegur, dan sebagainya) akan diterima bila tidak melakukan perintah.

·          Kekuasaan sah (legitimate power) Berkembang dari nilai-nilai intern karena seseorang tersebut telah diangkat sebagai pemimpinnya.

·          Kekuasaan pengendalian informasi (control of information power) berasal dari pengetahuan yang tidak dipercaya orang lain, ini dilakukan dengan pemberian atau penahanan informasi yang dibutuhkan.

·          Kekuasaan panutan (referent power) didasarkan atas identifikasi orang dengan pimpinan dan menjadikannya sebagai panutan.

·          Kekuasaan ahli (expert power) yaitu keahlian atau ilmu pengetahuan seseorang dalam bidangnya.
Menurut David McClelland ada dua sisi wewenang, yaitu sisi positif ditandai dengan perhatian pada pencapaian tujuan bersama atau kelompok. Manajer disini berusaha mendorong bawahannya untuk mengembangkan kekuatan kekuatan dan kecakapannya, baik secara individu maupun kelompok. Sisi negative memandang bahwa dengan kekuasaan berarti menguasai orang lain yang lebih lemah, jadi memandang seseorang sebagai pesuruh saja.

2.      Tanggung jawab dan akuntabilitas tanggung jawab ( responsibility) yaitu kewajiban untuk melakukan sesuatu yang timbul bila seorang bawahan menerima wewenang dari atasannya. Akuntability yaitu permintaan pertanggung jawaban atas pemenuhan tanggung jawab yang dilimpahkan kepadanya.

3.      Pengaruh (influence) yaitu transaksi dimana seseorang dibujuk oleh orang lain untuk melaksanakan suatu kegiatan sesuai dengan harapan orang yang mempengaruhi. Pengaruh dapat timbul karena status jabatan, kekuasaan dan menghukum, pemilikan informasi lengkap juga penguasaan saluran komunikasi yang lebih baik.

STRUKTUR LINI & STAFF

Dalam suatu organisasi pemimpinlah yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan tugas dengan sebaik-baiknya. Dan dalam mempertanggung jabawaban bukan berarti dia sendiri yang melakukan, karena waktu, perhatian dan pengetahuan yang terbatas, maka dapat menunjuk seseorang yang tepat untuk melaksanakannya, ini bisa lini dan bisa juga staf atau sekelompok orang yang berupa panitia.
Staf tugasnya memberi layanan dan nasehat kepada manajer dalam pelaksanaan suatu kegiatan. Staf didalam melaksanakan fungsinya tidak secara langsung terlibat dalam kegiatan utama perusahaan atau organisasi.
Tugas yang dilakukan oleh lini merupakan tugas-tugas pokok dari suatu organisasi atau perusahaan.
Kualifikasi utama yaitu memiliki keahlian pada bidangnya dan punya loyalitas yang tinggi.
Konsekuensi organisasi yang menggunakan staf yaitu menambah biaya administrasi, struktur organisasi menjadi kompleks dan kekuasaan, tanggung jawab serta akuntabilitas.

Jenis – Jenis Staff
Menurut bidang yang dilayani staf dibagi menurut fungsi-fungsi yang ada di perusahaan, seperti staf personalia, staf pengembangan, staf perencanaan, staf pemasaran, dan lain sebagainya.
Menurut banyaknya pemimpin yang dilayani staf dibedakan menjadi :

1.      Staf pribadi (personal staf ), Staf pribadi dibentuk untuk memberikan saran, bantuan dan jasa kepada seorang manajer. Staf pribadi biasa disebut asisten atau asisten staf yang mempunyai banyak tugas untuk atasan dan biasanya generalis. Umumnya ini deperbantukan pada manager tingkat tinggi (top manager).

 Staf pribadi ini ada dua, yaitu :

·         Staff Asistens, disebut juga asisten manager atau asisten direktur yang berposisi sebagai lini atau hubungan lini, yaitu hubungan orang-orang dan komponen-komponen yang bertanggung jawab atas tercapainya tujuan perusahaan serta mempunyai wewenang mengambil keputusan terakhir mengenai hal yang berhubungan dengan tujuan. Staf asisten ini meliputi :

-       Asisten to dan executive assistens memberi bantuan kepada pucuk pimpinan dalam suatu tugas pimpinan tertentu dan memberikan segala hal yang diperlukan.

-      Administrative assistens memberikan layanan kepada seorang pimpinan dalam soal kecil administrasi.

-      Special assistens memberikan layanan dalam bidang keahliannya kepada pimpinan.

-      Line assistens, yaitu asisten yang berada pada masing-masing fungsional yang ada dalam perusahaan, dan dia memberikan nesehat dan bantuannya pada bidang menurut fungsinya.

2.      Staf khusus (specialist Staff), Memberikan saran, konsultasi, bantuan, dan melayani seluruh lini dan unsur organisasi. Bertanggung jawab ke tingkatan-tingkatan organisasi yang bermacam-macam, seperti tingkatan divisi, tingkatan bagian, ataupun tingkatan cabang yang berdiri sendiri. Sifat khusus staf specialist yaitu :

·         Terbatas dalam pemberian nasehat dan bantuan serta tidak mempunyai kekuasaan terhadap elemen-elemen dalam organisasi.

·         Nasehat dan bantuannya diberikan kepada seluruh bagian dan seksi.

·          Nasehat dan bantuannya hanya untuk lapangan tertentu.

WEWENANG LINI, STAF DAN FUNGSIONAL

·         Wewenang lini (Lini Authority) :  wewenang dimana atasan langsung memberi wewenang kepada bawahannya, wujudnya dalam wewenang perintah dan tercermin sebagai rantai perintah yang diturunkan ke bawahan melalui tingkatan organisasi.

·         Wewenang Staf (Staff authority) :  hak para staf atau spesialis untuk menyarankan, memberi rekomendasi atau konsultasi kepada personalia lini.

·          Wewenang staf fungsional (Functional Staff Authority) :  hubungan terkuat yang dapat dimiliki staf dengan satuan-satuan lini. Bila spesialis staf diberi wewenang fungsional oleh manajemen puncak maka dia mempunyai hak untuk memerintah satuan lini sesuai dengan kegiatannya.

DELEGASI WEWENANG
Untuk mancapai tujuan organisasi yang efektif dan efisien, maka perlu adanya pendelegasian tugas dari atasan ke bawahan. Pendelegasian tugas ini juga harus dibarengi dengan pendelegasian wewenang, sebab pendelegasian tugas tanpa pendelegasian wewenang sama halnya orang mau pergi tapi tak punya uang. Delegasi dapat diartikan sebagai pelimpahan wewenang dan tanggung jawab formal dari atasan kepada orang lain untuk melaksanakan tugas tertentu. Sedang delegasi wewenang diartikan sebagai proses pengalihan wewenang dari atasan kepada orang yang ditunjuk. Hal yang perlu diperintahkan dalam mendelegasikan suatu kegiatan kepada orang yang ditunjuk yaitu:

·         Menetapkan dan memberikan tujuan serta kegiatan yang akan dilakukan

·          Melimpahkan sebagian wewenangnya kepada orang yang di tunjuk

·          Orang yang ditunjuk mempunyai kewajiban dan tanggung jawab yang harus dilaksanakan agar tercapainya tujuan.

·          Menerima hasil pertanggung jawaban bawahan atas kegiatan yang dilimpahkan.

Alasan-alasan pendelegasian
Beberapa alasan yang mendasari manager mau mendelegasikan tugasnya lepada orang lain, yaitu:

·          Tugas manager bukan hanya pada satu kegiatan saja, oleh karena itu tugas yang dianggap orang lain bisa melakukannya, dilimpahkan kepada orang yang ditunjuk. hal ini agar tercapai efektivitas dan efisiensi kerja.

·          Manager lebih memperhatikan pada tugas-tugas yang perlu penanganan lebih serius dan penting demi kelangsungan organisasi.

·          Manager tidak harus mempelajari semua permasalahan dan pengetahuan karena adanya keterbatasan-keterbatasan.

·          Mendorong dan mengembangkan bawahan yang menerima pelimpahan wewenang.

Prinsip-prinsip klasik untuk mencapai pendelegasian yang Efektif

·          Prinsip Skalar
Menyatakan harus ada garis otoritas yang jelas yang menghubungkan tingkat paling tinggi dengan tingkat paling bawah. Garis otoritas yang jelas ini memudahkan anggota organisasi untuk megetahui kepada siapa dia dapat mendelegasikan, siapa yang dapat melimpahkan wewenang kepadanya, kepada siapa dia harus mempertanggungjawabkan tugasnya.

·          Prinsip kesatuan perintah (unity of command).
Menyatakan setiap orang dalam organisasi harus melapor pada satu atasan. Melapor pada lebih dari satu orang akan menyulitkan seseorang untuk mengetahui kepada siapa ia harus bertanggung jawab dan perintah siapa yang harus diikuti. Bertanggung jawab kepada lebih dari satu atasan juga akan membuat bawahan dapat menghindari tanggungjawab atas pelaksanaan tugas yang jelek dengan alasan banyaknya tugas dari atasan lain

·          Tanggungjawab, wewenang dan akuntabilitas.
Tanggung jawab untuk tugas-tugas tertentu diberikan ketingkat organisasi paling bawah, ada cukup kemampuan dan informasi untuk menyelesaikannya agar tercapai efisiensi tugas.

Pendelegasian yang gagal

·         Dari segi manajer

-      Manajer merasa berkurang haknya dalam memutuskan sesuatu.

-       Manajer tidak mau menghadapi resiko atas kegagalan tugas.

-       Manajer tidak percaya atas kamampuan bawahannya.

-       Manajer berpendapat bahwa bawahannya akan lebih senang bila dia tidak mempunyai hak pembuatan keputusan yang luas.

-       Manajer merasa terancam posisinya bila bawahannya yang menerima pelimpahan tugas dalam mengerjakannya lebih efektif.

-       Manajer tidak mempunyai kemampuan manajerial untuk mendelegasikan tugasnya.

·         Dari segi karyawan yang menerima delegasi

-       Menerima tambahan tanggung jawab dan akuntabilitas.

-       Perasaan akan membuat kesalahan dan menerima kritikan.

-       Kurang percaya diri akan kemampuannya.

Penanggulangan Hambatan-hambatan Delegasi
Syarat untuk delegasi yang efektif adalah:

·         Kesediaan manajer untuk memberi kebebasan kepada bawahan dalam melaksanakan tugas yang dilimpahkan.

·          Komunikasi yang baik antara manajer dan bawahan.

·          Meningkatkan kompleksitas tugas yang dilimpahkan dan derajat pelimpahan dalam suatu jangka waktu tertentu. Bila tidak ada kemajuan di dalam suatu jangka waktu yang direncanakan, maka beberapa hambatan dalam hubungan antara atasan dengan bawahan mungkin sudah bisa ditemukan.

SENTRALISASI VERSUS DESENTRALISASI
Sentralisasi adalah pemusatan kekuasaan dan wewenang pada tingkatan atas suatu organisasi. Desentralisasi adalah penyebaran atau pelimpahan secara meluas kekuasaan dan pembuatan keputusan ketingkatan-tingkatan organisasi yang lebih rendah.
Faktor-faktor yang mempengaruhi Derajat Desentralisasi sebagai berikut:

·         Filsafat manajemen
Ada sebagian manajer yang otokratik dan menginginkan pengawasan pusat yang kuat.

·         Ukuran dan tingkat pertumbuhan organisasi
Bila semua keputusan dipegang oleh manajemen puncak, maka organisasi tidak mungkin dapat berjalan dengan efisien dan efektif, karena bila ada masalah yang mendesak harus lewat manajer puncak yang tentunya memakan waktu yang lama. Bagi organisasi yang besar cenderung akan memperbesar desentralisasi dalam kegiatan.

·          Strategi dan lingkungan organisasi
Faktor ini sangat penting sekali dalam menentukan bentuk yang akan diambil, yang selanjutnya akan mempengaruhi derajat desentralisasi.

·          Penyebab geografis organisasi
Semakin menyebar geografis cenderung organisasi menggunakan desentralisasi, karena keputusan yang akan diambil lebih baik bila sesuai dengan lingkungan yang dihadapi.

·         Tersedianya peralatan pengawasan yang efektif
Bila peralatan yang tersedia berkurang organisasi cenderung menggunakan sistem sentralisasi, karena sulit untuk memonitor semua kegiatan yang ada di organisasi tersebut.

·          Keanekaragaman produk dan jasa
Semakin banyak jenis dan macam produk cenderung untuk menggunakan sistem desentralisasi, sebaliknya jika semakin tidak beraneka produk yang dihasilkan cenderung menggunakan sentralisasi.

·          Karakteristik organisasi lainnya
Tergantung pada masing-masing organisasi yang berhubungan dengan pembuatan keputusan, biaya dan lain sebagainya.

·          Kualitas manajer
Desentralisasi memerlukan lebih banyak manajer-manajer yang berkualitas, sebab harus

memutuskan dan mengambil tindakan sendiri.