Laporan Pengolahan Data

PROFIL PERUSAHAAN

Profil Perusahaan PT Sumber Alfaria Trijaya (SAT) atau Alfamart merupakan perusahaan nasional yang bergerak dalam bidang perdagangan umum dan jasa eceran yang menyediakan kebutuhan pokok sehari-hari. Alfamart dapat dimiliki masyarakat lugs dengan cara kemitraan.Sejarah Perusahaan :

·         Didirikan Pada tanggal 27 Juni 1999, dengan nama PT Alfa Mitramart Utama (AMU)Dengan pemegang saham utama adalah PT Alfa Retailindo, Tbk 51 % dan PT Lancar Distrindo = 49%.

·         Tanggal 18 Oktober 1999, toko pertama dibuka dengan nama "Alfa Minimart" di Jl.Beringin Raya, Karawaci, Tangerang.

·         Tanggal 1 Agustus 2002 kepemilikan perusahaan beralih ke PT Sumber Alfaria Trijaya.Dengan pemegang Sahamnya yaitu PT HM Sampoerna, Tbk 70% dan PT SigmantaraAlfindo = 30%.

·         Tanggal 1 Januari 2003, nama "Alfa Minimart" diganti menjadi "Alfamart". Kini perusahaan ini telah berkembang dengan pesat wiring dengan berjalannya waktu, dan.sudah mempunyai cabang-cabang yang telah tersebar diseluruh Indonesia terdiri dari 10DC yang tersebar diseluruh wilayah.

  

Konsep Pengolahan Data

Kartu AKU adalah kartu anggota pelanggan Alfamart yang diberikan jika pelanggan bersedia memenuhi ketentuan yang disyaratkan Alfamart. Bagi anggota pelanggan yang telah memiliki Kartu AKU bisa memanfaatkan keuntungan-keuntungan berbelanja di Alfamart yaitu :

·         Hemat-KuProgram potongan harga hemat/bonus produk tertentu. Hanya Anda pemegang Kartu AKUyang akan mendapat potongan Harga/Bonus produk tertentu saat berbelanja di Alfamart.

·         Spesial-KuProgram penjualan produk-produk ekslusif dengan harga spesial

·         Hadiah-KuProgram hadiah langsung atau Undian.Sumber Daya Manusia (people) Untuk strategi pengelolaan SDM, manajemen membuat kombinasi para profesional yang berpengalaman (senior) dengan karyawan yang masih fresh,sehingga akan ada yang ditunjuk sebagai pemimpin untuk membentuk budaya kerja tim. Bentuk pelatihan dirancang sesuai dengan karier. Sebagal informasi, di organisasi toko Alfamart jabatan terendah adalah kasir, lalu naik ke pramuniaga, berikutnya merchandiser, kemudian asst kepala toko, dan tertinggi kepala toko. Tahap pelatihannya, dari basic, intermediate hingga advance. Untuk posisi terbawah, bentuk  pelatihannya tergantung pada hasil uji kompetensi, apakah perlu latihan dasar dulu ataukahlangsung intermediate (tahap selanjutnya).

Manfaat Penggunaan Barcode Dan Mesin Kasir Dalam sistem penjualan dengan menggunakan barcode kita, akan mendapatkan informasi yang sangat detil dan mutakhir dari banyak aspek usaha yang kita geluti , memungkinkan kita dalam proses pengambilan keputusan dilakukan dengan percaya diri dantepat sebagai misal :

·         Proses penjualan yang cepat sehingga dapat mengidentifikasi secara cepat dan tepat serta melakukan pemesanan kembali (re-order) barang dari supplier dengan cepat danmampu mengimbangi tingkat permintaan barang oleh konsumen.

·         Mampu mengetahui barang yang lakunya lambat (slow moving) sehingga mencegah pemesanan barang yang tidak bergerak dan menguntungkan bagi aliran dana (cash flow) perusahaan.

·         Pergerakan penjualan produk dapat di monitor dari kecepatan perputarannya sertatingkat profitabilitasnya dan memungkinkan untuk produk tersebut mendapat ruang yang bagus untuk di pajang.

·         Catatan data penjualan secara periodik dapat digunakan untuk memprediksi loncatan penjualan musiman.

·         Informasi mengenai item produk dapat diketahui di rak bila ada harga promo maupun kenaikan harga. Disamping penjualan dan pencatatan persediaan, Sistem barcode juga banyak bermanfaat di bidang jasa pengiriman barang (shipping) / penerimaan barang, dan penelusuran pencatatan barang (tracking).

Ketika proses pengemasan dan pengepakan produk yang selesai di produksi maka akan di berikan identifikasi berupa nomer identifikasi barang tersebut. Database yang ada dapat dihubungkan (link) dengan nomer identifikasi tadi sehingga memungkinkan untuk mempermudah mendapatkan informasi tentang barang tadi baik meliputi nomer order, isi jumlah, tujuan pengiriman akhir dll.Informasi data tersebut dapat di padukan dengan sistem komunikasi sehingga pengolahan data secara elektronik dapat dimanfaatkan oleh riteler / pengecer sebagai informasiuntuk pemesanan barang dan kedatangan barang yang dipesan.

Hasil penelusuran pengiriman barang dapat dikirimkan pada pusat pendistribusian barang sebelum terkirim ke tujuan akhir  pengiriman.Ketika pengiriman sampai ke tempat akhir (tujuan) maka kode barcode tadi di scan dankita dapat mengetahui asal pengirim isi dari kemasan tersebut, dan berapa kita harus membayar untuk biayanya.Alasan utama dari penggunaan sistem barcode adalah mempermudah sistem kerja danmengurangi biaya karena mampu bekerja lebih efesien. Tingkat ke akurasiannya 1/100,000. Mesin Kasir (Cash Register). Dengan banyaknya gerai Alfamart, tentu diperlukan sistem yang terintegrasi antar satu toko dengan toko yang lain untuk mendata transaksi dan membuatlaporan yang juga terhubung pada sistem Tekhnik informasi secara keseluruhan. Namun SAT memahami bahwa Alfamart merupakan minimarket dengan proses bisnis yang tidak sekompleks supermarket ataupun hipermarket. POS (Point of Sale) umumnyadipakai pada jenis supermarket besar atau department store.

Toko supermarket kecil seperti Alfamart baru menggunakan jenis cash register MesinKasir / Cash register adalah suatu peralatan mekanik maupun elektronik untuk menghitung danmencatat transaksi penjualan yang biasanya terintegrasi secara model dengan laci (cash drawer) untuk menyimpan sejumlah mata uang. Cash register umumnya juga mengeluarkan hasil cetak (print) dari struk penjualan(receipt) untuk pelanggan.Selain itu, untuk dapat terus memberikan pelayanan yangmemuaskan bagi parapelanggannya, Alfamart membentuk komunitas dengan kartu AKU. Dengan kartu AKU, database pelanggan dapat digunakan oleh Alfamart untuk melakukan komunikasi secara langsung dan tidak langsung juga dapat digunakan untuk terusmelayani konsumen dengan lebih baik lagi.

Tugas Pengolahan Data 

Minimarket alfamart memiliki stuktur organisasi yang sama, stuktur organisasi menunjukan susunan jabatan atau posisi sebagai pedoman dalam pembagian tugas ditiap bagian terkait. Tugas dan tanggung jawab tiap bagian stuktur organisasi ditoko alfamart.

1.      General Manager adalah pemimpin utama yang bertanggung jawab terhadap kemajuan dan perkembangan toko minimarket alfamart, general manager tidak berada ditoko melainkandikantor pusat PT Sumber alfaria trijaya (SAT).

2.      Branch Manager, bertanggung jawab terhadap (Dictribution center) DC dan secara langsungatas operasional sama halnya dengan general manager tidak berada ditoko melainkan dikantor pusat PT Sumber Alfaria Trijaya (SAT).

3.      Deputi Manager, adalah wakil branch manager yang membantu tugas branch manager  berada dikantor pusat.

4.      Area Manager, bertanggung jawab atas operasional toko, membawahi beberapa area perwilayah yang dipimpin berdasarkan jumlah toko dalam satu area, biasanya membawahi 6koordinator wilayah.

5.      Area Koordinator (korwil) bertanggung jawab secara langsung terhadap operasional tokomembawahi 10 toko menurut pembagian area wilayah yang dipimpin.

6.      Kepala toko, bertanggung jawab terhadap kelancaran operasional. Dan menjadi perantaraantara karyawan ditoko dengan korwil

7.      Ass. Kepala toko adalah wakil kepala toko dan menggantikan tugas kepala toko bila tidak  berada ditoko.

8.      Merchandise(MD) bertanggung jawab terhadap pendisplayan produk yang   berada ditokodan pergantian produk yang sewa.

9.      Pramuniaga bertugas membantu merchandiser dalam display produk, Mengecek kebersihan rak dan barang dagangan.

10.  Kasir bertanggung jawab menerima uang atau pembayaran dari konsumen dan Menawarkan aktivitas promo yang sedang berlangsung. Tinjauan secara umum mengenai prosedur sisteminformasi akuntansi penjualan tunai yang diterapkan sudah dapat dikatakan sudah cukup baik dimana perusahaan menambahkan dokumen yang dibutuhkan seperti mesin register kas, pembeli datang langsung ke toko dan melakukan pemilihan barang, dan langsungmelakukan transaksi pembayaran ke kasir.

Selain berfungsi menyimpan kas secara aman mesin register kas juga dapat mencegah terjadinya kecurangan berupa penggelapan uang. Dari stuktur organisasi secara umum garisvertikal kebawah menggambarkan garis pertanggungjawaban dari tingkat bawah ketingkatyang lebih tinggi dan seterusnya sampai kepada tingkat paling atas. Didalam melaksanakantugas-tugasnya sesuai dengan fungsi dari masing-masing bagian.

Dalam proses pengadaan barang bagi tiap gerai, PT Sumber Alfaria Trijaya yang merupakan pengelola dan pemilik hak franchise minimarket Alfamart, membangun sendirigudang pusat distribusi atau distribution center untuk menunjang kebutuhan masing-masinggerai.Satu gudang mampu menyalurkan produk-produk di 300 hingga 400 gerai Alfamartyang berada di sekitar lokasi gudang seperti cileungsi 1 (meliputi daerah Jakarta selatan,Depok, Bogor ), cileungsi 2 ( meliputi daerah Jakarta pusat, Jakarta timur, dan bekasi barat ),cikokol ( meliputi daerah Tangerang kota ), serpong (meliputi daerah serang banten), dan jababeka. (meliputi daerah karawang dan bekasi ), Bandung, Surabaya, cirebon, lampung, baliVisi dan mini dari minimarket Alfamart Menjadi jaringan distribusi retail terkemuka yangdimiliki oleh masyarakat lugs dengan memberikan kepuasan konsumen yang berfokus pada pelayanan berkualitas, berorientasi kepada pemberdayaan pengusaha kecil, pemenuhankebutuhan dan harapan konsumen, serta mampu bersaing secara global yang terpercaya, tersehat, dan terus bertumbuh, dengan Motto: " Belanja Puas Harga Pas " yang memiliki makna tempat belanja yang nyaman dan lebih hemat dalam bisnis ritel.

Faktor kesuksesan yang  perlu diperhatikan untuk kesuksesan usaha seperti:

·         Lokasi adalah faktor yang sangat penting dalam bauran pemasaran ritel, pada lokasi yangtepat, sebuah gerai akan lebih sukses di banding gerai lainnya yang berlokasi kurangstrategic, meskipun menjual produk yang sama, oleh pramuniaga yang sama banyak danterampil, dan sama-sama punya setting yang bagus .seperti lalulintas pejalan kaki ,lalulintas kendaraan, dan fasilitas parker.

·         Produk Kelengkapan produk yang dijual adalah pengadaan barang-barang yang sesuai dengan bisnis yang dijalani toko untuk disediakan dalam toko pada jumlah, waktu, dan harga yangsesuai untuk mencapai sasaran toko dan pemajangan produk sesuai dengan planogram toko.

·         Promosi dan PeriklananTeori komunikasi merupakan landasan bagi keberhasilan strategi promosi yang dilakukan alfamart seperti penempatan POP (point ofpurchase). Untuk produk yang sedang promodan mengoptimalkan program promosi dengan cara :

o   Pemahaman petunjuk pelaksanaan program promosi dari marketing department sepertiadanya Selebaran leaflet yang full color dengan informasi produk dan harga ( semua personil toko memahami secara rind, dan benar mengenai mekanisme, pelaksanaan, dansegala sesuatu yang berkaitan dengan pelaksanaan program promosi tersebut).

o   Antusiasme dan keterlibatan semua personil toko dalam melaksanakan program kerja.

o   Mengoptimalkan fasilitas promosi seperti penggunaan gondola, floor display, dan area promo serta Penggunaan sarana leaflet dalam berkomunikasi dengan pelanggan.

o   Penetapan PKM ( Penetapan Kuantitas Maximum ) dalam ketersediaan stock barangdan memonitor pencapaian sasaran yang dikehendaki.

Prosedur kegiatan penjualan

Pemesanan barang dagang, dilakukan dengan dua cara :

·         Barang DC biasanya dilakukan dari hasil transaksi penjualan yang dilakukan dalam,satu hari melalui kiriman database dari toko ke gudang DC (distribution center) via e-mail. Data ini ditampilkan secara otomatis pada formulir pemesanan barang.

·         Barang BKL barang yang datang langsung ketoko seperti supplier yakult, dan camping, biasanya pemesanan barang dilakukan dengan membuat PO ( purchasing order) kesupplier dengan mencetak dokumen tiga rangkap. 1 rangkap asli untuk dc, 1 rangkapuntuk toko, dan 1 rangkap, untuk supplier sebagai bukti tertulis tentang pemesanan barang.

Persediaan barang dagang

Persediaan barang dagang merupakan unsur yang sangat penting dalam perusahaan.karena dapat menentukan besar kecilnya laba perusahaan, sebagai akibat adanya transaksi pembelian barang, penjualan barang dan retur penjualan maka persediaan barang dagangakan terus menerus berubah.Minimarket alfamart menggunakan sistem kertas kerja PKM penetapan kuantitasmaksimum-minimum yaitu setiap item barang sudah diketahui trend penjualan selama 3 bulan (average sales), mengetahui masa tenggang waktu antara permintaan barang sampai pemenuhan (lead time), dapat merevisi pkm untuk barang yang cepat terjual (past moving)dan barang yang lama terjual (slow moving) yang dilakukan setiap awal bulan ( minggu Ihari ke V) dengan cara mencetak laporan PKM dan mengusulkan pada area coordinator untuk dapat merubahnya. PKM juga dapat mengetahui kondisi dimana barang tersebut sedang kosong digudang maupun ditoko (stock out) Evaluasi sistem PKM toko untuk mencapai penjualan(SPD) maximal yang dilakukan alfamart Produk baru :

·         PKM toko awalnya sama dengan MPKM yang disetting oleh category Revisi PKM selanjutnya disesuaikan dengan kemampuan jual masing-masing toko.

·         Sewa fasilitas display / promosi

·         H-1 pastikan semua barang sewa sudah datang sebelum tutup toko dan memastikan semua barang sewa sudah terdisplay sesuai petunjuknya.

·         H-3 kepala toko mengecek N+ dikomputer toko apabila dikomputer belum ada N+ segeralapor area coordinator .

·         Pada saat menjelang berakhirnya event natal/lebaran H-7 sesuaikan PKM sebesar nilai penjualan normal.

·         Menjelang event natal/lebaran (H-30) merevisi PKM produk-produk musiman denganmempertimbangkan estimasi penjualan musiman tersebut.

Proses Transaksi Di Toko

Proses transaksi alfamart yaitu konsumen menghampiri kasir. Lalu, kasir akanmenginput/memasukkan barang yang dibeli dengan cara menscanner barcode, barang tersebut.Alfamart juga mengadakan member card AKU bagi pelanggan alfamart yang dapat di isi ulangsaldonya dan dapat digunakan sebagai pembayaran yang sah pada alfamart. Setelah konsumenmembayar hasil barang belanjaanya maka hasil transaksi pembayarannya akan di print sebagaitanda bukti pembelian barang pada alfamart.

Sistem informasi Alfamart

Untuk mencapai kesuksesan dan mengalami perkembangan hingga saat ini, semua tidak lepas dari pengelolaan yang baik atas ketiga komponen dalam sistem informasi Alfamart :Proses Bisnis Dalam bisnis ritel, beberapa faktor yang perlu diperhatikan untuk kesusksesanusaha seperti ini adalah: district center, SDM, konsep lokasi, ketersediaan barang(merchandise) dan bagaimana bisa membuat komunikasi lebih cepat. Selain itu dalamminimarket, itemnya tidak terlalu banyak, tapi dituntut harus fokus.Karenanya, dibuatlah struktur pembagian kerja yang dijalankan melalui 9 divisi:operasional, merchandising, pemasaran & pengembangan bisnis, waralaba, TI, keuangan danadministrasi, HRD, pengembangan korporat & audit.Teknologi Informasi .

Dengan banyaknya gerai Alfamart, tentu diperlukan sistem yang terintegrasi antarsatu toko dengan toko yang lain untuk mendata transaksi dan membuatlaporan yang juga terhubung pada sistem Tehnik informasi secara keseluruhan. Namun SAT memahami bahwa Alfamart merupakan minimarket dengan proses bisnis yang tidak sekompleks supermarket ataupun hipermarket. POS (Point of Sale) umumnya dipakai pada jenis supermarket besar atau department store. Adapun toko supermarket kecil seperti Alfamart baru sebatas menggunakan jenis cashregister. Selain itu, untuk dapat terus memberikan pelayanan yang memuaskan bagi para pelanggannya, Alfamart membentuk komunitas dengan kartu AKU.Dengan kartu AKU, database pelanggan dapat digunakan oleh Alfamart untuk melakukan continuous improvement dan secara tidak langsung juga dapat digunakan untuk terus melayani konsumen dengan lebih baik lagi